Qua kiểm tra tại Văn phòng đăng ký đất đai của 08 huyện, thị xã, thành phố, ngoài những kết quả đạt được cũng nổi lên những vấn đề về tổ chức và hoạt động cần phải giải quyết để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động, tránh tình trạng trễ hẹn, hồ sơ kéo dài trên lĩnh vực đất đai.
 

Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thị xã, thành phố được áp dụng cơ chế  tự chủ về tài chính, các đơn vị tự đảm bảo chi thường xuyên cho các hoạt động tại đơn vị, các nguồn thu chủ yếu từ dịch vụ đăng ký đất đai, trích đo, phí, lệ phí. Với đội ngũ viên chức, người lao động tại các đơn vị còn mỏng phần nào chưa đáp ứng được nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính rất lớn trên lĩnh vực đất đai  của cá nhân và tổ chức. Trong tổ chức và hoạt động của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai còn bộc lộ những mặt hạn chế thể hiện việc chậm trễ trong giải quyết thủ tục hành chính; thống kê báo cáo nguyên nhân trễ hạn hồ sơ còn chung chung chưa phân định trách nhiệm; bộ quy trình thủ tục chưa hoàn chỉnh, còn thiếu một số thủ tục nên khó khăn trong công tác phối hợp gây nên trễ hạn (Xác định hạn mức đất ở, cấp mới khi thực hiện quyền, công nhận hình thể diện tích, xác nhận quy hoạch…), việc chuyển thông tin thuế chưa hợp lý ở một số thủ tục miễn thuế; công tác phối hợp giữa Phòng Tài nguyên và Môi trường, UBND cấp xã, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai cấp huyện chưa được gắn kết nên trong quá trình xử lý hồ sơ, một số nội dung chưa thống nhất giữa các cơ quan, dẫn đến việc đùn đẩy trách nhiệm, nhận thức, trách nhiệm của một bộ phận công chức, viên chức liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính còn hạn chế… chính những nguyên nhân này dẫn đến tình trạng tiêu cực, chậm giải quyết hồ sơ trên lĩnh vực đất đai ở các địa phương.
 

Để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc nâng cao hiệu quả, chất lượng hỏa động ở các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thiết nghĩ cần tập trung đồng bộ các giải pháp sau:

1. Chuẩn hóa hồ sơ, thủ tục hành chính và quy trình giải quyết trên lĩnh vực đất đai (theo hình thức mẫu hóa các văn bản) nhằm áp dụng thống nhất trong toàn tỉnh, không để phát sinh các loại văn bản, giấy tờ gây khó khăn cho công dân và tổ chức; trên thực tế trong giải quyết cùng một thủ tục hành chính trên lĩnh vực đất đai mỗi địa phương có cách làm khác nhau (cá biệt trong cùng địa phương những mỗi xã cũng có cách làm khác nhau).
 

2. Thực hiện nghiêm quy định về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính; hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ bằng phiếu hướng dẫn; đề nghị bổ sung hồ sơ phải có thông báo; từ chối giải quyết phải có văn bản nêu rõ lý do từ chối; hủy hồ sơ phải đúng quy định; hồ sơ trễ hạn phải có thông báo xin lỗi và hẹn lại thời gian trả kết quả cụ thể; thực hiện tạm dừng giải quyết hồ sơ phải đúng quy định; không yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp thêm các loại giấy tờ, tài liệu ngoài quy định, thực hiện các công việc thuộc về trách nhiệm của cơ quan nhà nước (yêu cầu công dân phải đi liên hệ với các cơ quan, đơn vị liên quan để xác minh; cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu mà đơn vị mình đang nắm giữ, quản lý,…). 

3. Khi tiếp nhận hồ sơ trên lĩnh vực đất đai của công dân, tổ chức phải tiến hành thẩm định ngay, chỉ nhận hồ sơ đủ điều kiện giải quyết (trừ những hồ sơ cần phải kiểm tra thực tế), hướng dẫn cụ thể để công dân, tổ chức bổ sung hồ sơ; tránh tình trạng ngâm hồ sơ chờ đến ngày trả kết quả mới thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết.
 

4. Xây dựng quy chế phối hợp giữa Phòng Tài nguyên Môi trường, Bộ phận Một cửa cấp huyện, UBND cấp xã và Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai cấp huyện rõ ràng, cụ thể để tránh trường hợp đùn đẩy, quy trách nhiệm trong việc giải quyết TTHC.
 

5. Nâng cao năng lực, trách nhiệm và tinh thần phối hợp của công chức địa chính – xây dựng cấp xã trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến đất đai; trên thực tế đây là cánh tay nối dài của Phòng Tài nguyên và Môi trường và Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai, đóng vai trò rất quan trọng trong việc tham mưu hoàn chỉnh thủ tục hồ sơ liên quan đến đất đai.
 

6. Khẩn trương hoàn thành cơ sở dữ liệu đất đai của các địa phương phục phụ công tác xác định lại mục đích sử dụng đất, cấp giấy do chuyển nhượng, tặng cho...; trích lục chuyển mục đích, chuyển thông tin thuế, xác định nguồn gốc đất, công nhận hình thể, cung cấp thông tin trích lục... đảm bảo sự chính xác và tiết kiệm thời gian trong giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính liên quan đến đất đai.
 

7. Có cơ chế chính sách đặc thù đầu tư trang thiết bị, cơ sở hạ tầng cho các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai... cho phép các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai sử dụng nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp để hợp đồng với các tổ chức, cá nhân thực hiện các nhiệm vụ nhằm giảm tải, tăng hiệu quả hoạt động trong giải quyết thủ tục về đất đai.
 

8. Định kỳ hằng tháng, tổ chức đánh giá kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên lĩnh vực đất đai của viên chức Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai; kịp thời tháo gỡ những vướng mắc, chấn chỉnh những biểu hiện tiêu cực (nếu có) làm cơ sở đánh giá xếp loại chất lượng hoàn thành nhiệm vụ.
 

Trần Trung Kiên

Trưởng phòng Cải cách hành chính, Sở Nội vụ